Ya se ha dicho que el tiempo es un bién escaso y también irremplazable. En la vida diaria, hay que estar haciendo cosas continuamente. Cualquier labor necesita un tiempo y es conveniente no dilatarlo más del necesario, pués así se podrán hacer más cosas. Un comerciante de frutas comentaba que se levantaba todos los dias a las cuatro de la mañana para preparar el género y, cuando veía a la gente que comenzaba a trabajar a las ocho o las nueve, se maravillaba de la cantidad de cosas que él habia hecho ya a esas horas.
Aprovechar bien el tiempo es una necesidad para cualquier persona que quiera desempeñar una función o realizar algún trabajo. Sin embargo, no todo el mundo está preparado para evitar las circunstancias que ocasionan las pérdidas de tiempo. Su cabal aprovechamiento constituye una habilidad personal, innata en algunos, pero que, en la mayoría, tendría que ser aprendida y practicada, una y otra vez, hasta que se transformase en hábito. Los factores básicos de tal habilidad son la fuerza de voluntad (como siempre), la capacidad de concentración, la organización y la resistencia a las interrupciones. El aprendizaje de la habilidad debería comenzar en la escuela, procurando que los niños tomen conciencia de su importancia desde sus primeros pasos en la enseñanza Una vez en posesión del hábito, se pueden encontrar momentos para todo. Entre tarea y tarea, siempre hay unos ratos muertos que se emplean para descansar, reponer fuerzas, desplazarse de un lugar a otro, etc.. Debe intentarse minimizar tales tiempos muertos o, mejor aún, aprovecharlos para realizar otras pequeñas tareas que, sumadas, pueden dar algún fruto estimable. El hijo del doctor Marañon decía que su padre era un trapero del tiempo porque no dejaba escapar ni un solo retal, aprovechando cada minuto que le dejaban libre sus ocupaciones habituales. Así se explica la ingente obra científica y literaria que nos ha dejado en forma de libros, artículos, conferencias, etc. y que hubo de realizar fuera de sus largas jornadas de trabajo como eminente profesional de la medicina.
Si en el terreno personal es muy conveniente no derrochar el tiempo disponible, en el mundo empresarial y del trabajo es absolutamente imprescindible. Cuando se alcanzan los mismos resultados en un tiempo menor, la productividad aumenta y ese es uno de los efectos más perseguidos en todas las técnicas de organización empresarial. La gestión del tiempo, como instrumento para mejorar la productividad, es, por lo tanto, la piedra angular de todos los planes de organización del trabajo.
La primera consideración para abordar la gestión del tiempo es tomar conciencia de que toda labor lleva su tiempo, cuanto menos, mejor, pero siempre, alguno. Es lo que se conoce como la variable tiempo, la cual, a veces, no se tiene en cuenta cuando los encargados de asignar las tareas se limitan a ennumerarlas y exigirlas de inmediato ("esto lo quiero para ayer"). En la gestión del tiempo, como parte esencial de la organización, es necesario identificar las causas que motivan los retrasos en el transcurso normal del trabajo. Tales causas pueden provenir del própio trabajador y de su entorno. Las que provienen del própio trabajador dependerán de su mayor o menor habilidad de aprovechamiento del tiempo, la cual, como se ha dicho, tiene que ser aprendida y cultivada. Por lo tanto, la primera medida en los planes de gestión del tiempo, será promover el aprendizaje y práctica de tal habilidad.
Las causas que provienen del entorno son innumerables y alguien las ha denominado ladrones de tiempo. Citaremos las más frecuentes: las interrupciones, las prisas, la falta de puntualidad, las visitas, el teléfono, las reuniones, las llamadas del jefe, la falta de planificación, la ausencia de delegacion, los múltiples encargos, los imprevistos, etc. Todas estas y otras muchas causas que pudieran aparecer, deberian ser objeto de estudio y atención para encontrar la forma de evitarlas o, al menos , minimizarlas. Esa será misión de una buena gestión del tiempo.
