Abrir Tajo

Es frecuente oir la frase tópica "el undécimo mandamiento es no estorbar". Cuando alguien está realizando una actividad que requiere mucho esfuerzo y atención, ocurre, a veces, que se ve perturbado, molestado o distraido por las actividades de otras personas en su proximidad. Puede ser que unos y otros persigan el mismo fin o fines similares. Sin embargo, si sus actividades no están debidamente coordinadas, el resultado  final requerirá mayor esfuerzo, más tiempo y mayor desgaste psíquico que los estrictamente necesarios. Esta situación se da con frecuencia en todos los ámbitos de la vida, pero tiene una importancia especial cuando se trata del mundo del trabajo. En la oficina, en el taller, en el laboratorio, etc., distintos tipos de trabajadores realizan sus tareas, todas ellas encaminadas al propósito general de la entidad. Pero el buen hacer, la fluidez, el ritmo y la eficacia del quehacer general dependeran de que las diversas tareas estén debidamente imbricadas unas con otras, de modo que no se obstaculicen entre sí. Es indudable que este  buen resultado es el que perseguirá una programación rigurosa, aunque también es cierto que ninguna programación será capaz de prever los mil y mil movimientos y situaciones perturbadoras que pueden ocurrir durante las largas jornadas de trabajo.

El problema de las interferencias en el trabajo afecta, en mayor o menor grado, a la productividad y, por ello, es necesario prestarle la atención que merece. Su tratamiento habrá de incluirse entre una serie de medidas cuya finalidad es facilitar el desarrollo de la actividad en su conjunto y allanar los obstáculos que se le ponen delante. Tales medidas suelen estar dispersas y desconectadas entre sí, por lo que será aconsejable tratar de reunirlas y cohesionarlas bajo un epígrafe significativo como, por ejemplo, Abrir Tajo.

El concepto de Abrir Tajo, tal como acaba de perfilarse, es tan impreciso que, con un poco de tolerancia, podría incorporar a grán parte de las técnicas de gestión. Sin embargo, el propósito original es que se limite solamente a aquellos aspectos que supongan eliminar trabas, aunque no será posible evitar la penetración en otros campos.

Eliminar trabas es una expresión equivalente a otras muchas como:  remover obstáculos, derribar barreras, desatascar obstrucciones, resolver dificultades, etc.. Todas ellas expresan, con ligeras diferencias de matiz, la necesidad de luchar constantemente contra las interferencias que suelen presentarse en el trabajo diario. Algunos ejemplos típicos ilustran muy bien el problema:

          1.- Estoy preparando un informe importante y dispongo de poco tiempo. Ya he reunido todos los datos y apuntes que necesito y estoy trabajando con la máxima concentrción. Sin embargo, en una zona próxima, varios colegas, más o menos desocupados, charlan en voz alta de sus cosas. Me resulta muy difícil mantener la atención y, de ese modo, el informe me quedará incompleto o defectuoso.

          2.- Estoy en mi despacho realizando mis tareas. Como siempre, tengo mucho trabajo y poco tiempo. Pero algunos de mis colaboradores me están interrumpiendo constantemente para consultarme sobre diversos asuntos (algunos son importantes pero la mayoría son baladíes, que podrían resolver ellos mismos). Resultado: termino mi jornada sin rendir lo que pretendía.

          3.- El jefe de un organismo es requerido para presentar un informe. Inmediatamente moviliza a todos sus colaboradores para que le busquen los datos e informaciones que necesita. Resultado: la actividad del organismo queda paralizada.

          4.- En un determinado centro, algunos trabajadores (tipo A) tienen muchas tareas que realizar y disponen de un tiempo escaso ( trabajo apresurado). Otros (tipo B) tienen un trabajo más tranquilo (mesurado), que les permite ciertas pausas a lo largo de la jornada. A veces, en alguna de estas pausas, los del tipo B se acercan a los del tipo A, con la menor excusa, para pasar el rato. Estos, por cortesía, no saben como hacerles ver que están apurados de tiempo.

          5.- Estoy resolviendo asuntos en el despacho de mi jefe ( o de un colega). Suena el teléfono y mi jefe ( o mi colega) se pasa un buen rato hablando y resolviendo otros asuntos. Yo estoy perdiendo mi tiempo y no encuentro el momento oportuno para marcharme.

          6.- En toda organización, grupo, sección, etc., hay siempre uno o varios trabajadores que realizan todas sus tareas perfectamente, mientras que los restantes son meros cumplidores o verdaderos incapaces. El resultado es que los trabajos más comprometidos o delicados se encargan siempre a los primeros, quienes ven así incrementada su carga de trabajo, con la consiguiente zozobra por falta de tiempo.

Estos seis ejemplos constituyen una muestra mínima de las innumerables incidencias perturbadoras que se producen continuamente en todos loa ámbitos laborales. Tales incidencias, como ya se dijo, causan, en los que las sufren, mayores esfuerzos, pérdidas de tiempo y desgaste psíqico. Sin temor a equivocarnos, se puede afirmar que todos los trabajadores sufren algunas interferencias de diversa índole en el transcurso de su jornada laboral. Cada interferencia supone una pequeña pérdida de rendimiento. La suma de todas las pequeñas pérdidas por cada trabajador, por toda la plantilla, por jornada, por més y por año, puede representar una mella considerable de la productividad.

Así pues, no se trata de un problema menor. Pero es que, además, no tiene fácil solución. La enorme variedad de casos y situaciones obliga a que deban afrontarse caso por caso, cuando existe voluntad para ello, cosa que no siempre ocurre. Las interferencias se presentan aisladamente y, por lo general, se convive con ellas de un modo rutinario. Se admiten con desagrado y se intenta soslayarlas como buenamente se pueda. El efecto perturbador ya se ha producido y, una vez desaparecida la interferencia, se olvida y hasta la próxima.

No sería lógico conformarse con tal estado de cosas sin intentar hacer algo. El problema habrá de encararse buscando algún medio simple basado en el sentido común. Cualquier procedimiento que se intente debe tener como primera premisa, que su aplicación no suponga complicar la gestión, sino, por el contrario, facilitarla. A tal fín, se propone un plan sencillo con tres pasos, en general sucesivos, aunque en ciertos momentos, puedan darse simultaneamente. El primer paso consiste en identificar los elementos perturbadores. El segundo es la elaboración y aplicación del plan de defensa. Y el tercero será fomentar y estimular las actitudes favorables en todos los niveles, lo que podría designarse como  campaña de promoción.

Elementos perturbadores

Son innumerables y de naturaleza muy diversa, las circunstancias que pueden entorpecer, estorbar, agobiar, molestar, distraer, fastidiar o irritar a un trabajador en el desempeño de su tarea. Unas son físicas (obstaculizan los movimientos, reducen el espacio); otras son ambientales (ruidos, mala iluminación, temperatura inadecuada, contaminación, falta de limpieza); otras se refieren a las incidencias del trabajo (interrupciones, casos urgentes, reuniones, teléfono); otras son de índole psicológica (problemas personales, disgustos, inquietudes); y otras ocasionadas por quien, algunas veces, es el peor perturbador: el propio jefe. Un jefe absorbente o poco delegante cercena la iniciativa del trabajador. Este, al principio, se esfuerza y preocupa pero, más adelante, termina por limitarse a cumplir estrictamente lo que se le ordena sin poner nada de su parte (se encoge de hombros), adoptando una actitud cercana a lo que se conoce burdamente como funcionarismo.

Conviene insistir en esta cuestión porque, a veces, representa un grave impedimento para que la actividad laboral se desarrolle con fluidez y provecho. El trabajador necesita libertad para poder actuar con iniciativa, sin experimentar la sensación de ser objeto de continua vigilancia y observación, cuando no de frecuentes correcciones o reprimendas por parte de sus superiores. El resultado ya se sabe: desmotivación, desinteres y desvinculación de los fines de la entidad.

Tal como se ha dicho, no es posible considerar todas las perturbaciones que pueden presentarse en el desarrollo de una tarea determinada, puesto que la mayoría son aleatorias. Sin embargo, siempre existirán algunas circunstancias concurrentes y repetitivas que sí conviene determinar y relacionar. En esta labor, el principal protagonista debe ser el própio trabajador, quién tendrá que involucrarse en el estudio de la ejecución de su tarea, indicando los obstáculos más frecuentes que  suelen presentarsele. Con esa breve información, procedente de los distintos trabajadores de un área determinada, se podrá elaborar un esquema simple de las interferencias más comunes en dicha área, lo que permitirá enfrentarse a ellas tras una pequeña campaña informativa.

Vemos que el proceso puede ser relativamente sencillo, siempre y cuando exista una voluntad firme de emprenderlo y en esto reside la principal dificultad del plan. Los responsables de ponerlo en práctica, o sea, los jefes, están siempre muy ocupados para ponerse a pensar en estas zarandajas. Es una situación parecida a la que ocurrió, hace bastantes años, con la Gestión de Calidad, cuando empezaron a conocerse estas técnicas. Los encargados de impulsarlas pronto se entusiasmaban con ellas, pero no eran capaces de transmitir su entusiasmo a los directivos, siempre preocupados por los problemas urgentes de la empresa.

Plan de defensa

La elaboración de este plan debe estar sujeta a una condición fundamental: la simplicidad. Ante la probable mala aceptación de algo novedoso pero, en principio, poco atractivo, habrá que hacer un planteamiento sencillo y de fácil ejecución. La primera medida será delimitar el campo al que, en princípio, se va a aplicar el tratamiento: una oficina, una sección, un departamento. Los trabajadores del área elegida serán, como ya se dijo, los que determinen las perturbaciones más frecuentes que se les presentan en sus tareas. Con el conjunto de todas estas informaciones se podrá levantar un inventario de interferencias y, a partir de él, determinar las acciones neesarias para evitarlas. Habrá que facilitar el contacto entre los distintos trabajadores para estudiar los posibles solapes de sus tareas, tanto en el tiempo como en el espacio. La elaboración del plan, así como su puesta en práctica, tienen que contar con la buena voluntad de los jefes y la motivación de los trabajadores. Ambas actitudes se estimularán si se acomete una decidida

Campaña de promoción

Antes de entrar en materia, conviene hacer una reflexión sobre esa moderna herramienta de gestión que consiste en estimular la inteligencia emocional de los trabajadores. Como es sabido, esta modalidad de inteligencia incluye una serie de cualidades morales (honradez, lealtad, rectitud, etc.) y personales (fuerza de voluntad, entereza, facilidad para relacionarse, etc.), que deben acompañar a las aptitudes profesionales (suma de conocimientos y habilidades). Una componente básica de la inteligencia emocional es la empatía , o sea, la capacidad de comprender y apreciar los sentimientos y los problemas de los demás. Sin lugar a dudas, la empatía es la cualidad más importante para facilitar las relaciones humanas, tanto en el ámbito social como en el laboral. Un ambiente de empatía generalizada en un centro de trabajo, sería el lubricante necesario para que todas sus actividades se realizasen sin roces ni chirridos. Sin embargo, en la campaña de promoción que estamos considerando, debemos limitarnos a un propósito más modesto como es el de promover en los trabajadores la idea de que no deben perturbar a sus colegas en el desempeño de su labor y el convencimiento de que, actuando así, se benefíciará  la actividad del centro en su conjunto. Tal sentimiento es algo así como una empatía limitada, o bien, como un rasgo acotado de la empatía.

Así pues, la campaña de promoción del plan de defensa contra las interferencias en el trabajo, debe contar, como elemento básico, con la predisposición de los própios trabajadores, que habrá de ser fomentada mediante los oportunos procesos informativos. La campaña comenzará una vez que los responsables (jefes, directivos, etc.) hayan tomado la decisión firme de implantar el plan de defensa y se completará cuando se adopten las medidas necesarias para motivar y vincular a los trabajadores con el plan.  

Convivir (VI)

La habilidad de la empatía

En todos los ámbitos de la convivencia, el protagonista único es el ser humano. Los conflictos y las disputas se originan siempre porque alguien así lo decide, tanto en las relaciones personales, como en las que se establecen entre grupos de distintas clases. Por lo tanto, todos los estudios, esfuerzos y acciones que pudieran realizarse con la intención de procurar la convivencia pacífica generalizada, tendrían que estar encaminados a buscar la trnsformación y perfeccionamiento de las características y cualidades de los seres humanos.

Ya se ha mencionado la importancia que, en las relaciones humanas, tiene la empatía, el sentimiento que nos induce a ponernos en el lugar del otro y comprender sus problemas. La empatía es una actitud que puede adoptar una persona en un momento determinado y que también podría manifestarse en ella de un modo más o menos habitual. Pero lo ideal sería que la persona mantuviese permanentemente dicha actitud, o sea, que tuviese la habilidad de la empatía, como la ha denominado el sociólogo Bill Drayton (Premio Príncipe de Asturias de Cooperación Internacional). La habilidad de la empatía se consigue, como todos los hábitos, practicándola una y otra vez, hasta que tome carta de naturaleza en la esencia de las personas. Es necesario inducirlas al aprendizaje de tal habilidad y animarlas a su aplicación para que se transforme en un hábito. Como dice Bill Drayton, la habilidad de la empatía debe aprenderse desde la infancia e impartirse en la escuela como las matemáticas o la lengua.

Vemos, pués, que esta sería una condición esencial para que, algún dia, pudiera alcanzarse en el mundo un clima de convivencia pacífica generalizada, por lo que, como primera medida, sería necesario promover una cruzada universal para impulsar el estudio y práctica, desde los primeros años, de la habilidad de la empatía. Esto podría constituir el primer mimbre de ese utópico armazón quistológico que venimos mencionando.