El pensamiento más estimulante

La sensación de estar obrando siempre de acuerdo con la propia conciencia genera  los pensamientos más estimulantes. Los sentimientos de empatía son siempre los mas valiosos.

El tesoro del tiempo (II)

Ya se ha dicho que el tiempo es un bién escaso y también irremplazable. En la vida diaria, hay que estar haciendo cosas continuamente. Cualquier labor necesita un tiempo y es conveniente no dilatarlo más del necesario, pués así se podrán hacer más cosas. Un comerciante de frutas comentaba que se levantaba todos los dias a las cuatro de la mañana para preparar el género y, cuando veía a la gente que comenzaba a trabajar a las ocho o las nueve, se maravillaba de la cantidad de cosas que él habia hecho ya a esas horas.

Aprovechar bien el tiempo es una necesidad para cualquier persona que quiera desempeñar una función o realizar algún trabajo. Sin embargo, no todo el mundo está preparado para evitar las circunstancias que ocasionan las pérdidas de tiempo. Su cabal aprovechamiento constituye una habilidad personal, innata en algunos, pero que, en la mayoría, tendría que ser aprendida y practicada, una y otra vez, hasta que se transformase en hábito. Los factores básicos de tal habilidad son la fuerza de voluntad (como siempre), la capacidad de concentración, la organización y la resistencia a las interrupciones. El aprendizaje de la habilidad debería comenzar en la escuela, procurando que los niños tomen conciencia de su importancia desde  sus primeros pasos en la enseñanza  Una vez en posesión del hábito, se pueden encontrar momentos para todo. Entre tarea y tarea, siempre hay unos ratos muertos que se emplean para descansar, reponer fuerzas, desplazarse de un lugar a otro, etc.. Debe intentarse minimizar tales tiempos muertos o, mejor aún, aprovecharlos para realizar otras pequeñas tareas que, sumadas, pueden dar algún fruto estimable. El hijo del doctor Marañon decía que su padre era un trapero del tiempo porque no dejaba escapar ni un solo retal, aprovechando cada minuto que le dejaban libre  sus ocupaciones habituales. Así se explica la ingente obra científica y literaria que nos ha dejado en forma de libros, artículos, conferencias, etc. y que hubo de realizar fuera de sus largas jornadas de trabajo como eminente profesional de la medicina.

Si en el terreno personal es muy conveniente no derrochar el tiempo disponible, en el mundo empresarial y del trabajo es absolutamente imprescindible. Cuando se alcanzan los mismos resultados en un tiempo menor, la productividad aumenta y ese es uno de los efectos más perseguidos en todas las técnicas de organización empresarial. La gestión del tiempo, como instrumento para mejorar la productividad, es, por lo tanto, la piedra angular de todos los planes de organización del trabajo.

La primera consideración para abordar la gestión del tiempo es tomar conciencia de que toda labor lleva su tiempo, cuanto menos, mejor, pero siempre, alguno. Es lo que se conoce como la variable tiempo, la cual, a veces, no se tiene en cuenta cuando los encargados de asignar las tareas se limitan a ennumerarlas y exigirlas de inmediato ("esto lo quiero para ayer"). En la gestión del tiempo, como parte esencial de la organización, es necesario identificar las causas que motivan los retrasos en el transcurso normal del trabajo. Tales causas pueden provenir del própio trabajador y de su entorno. Las que provienen del própio trabajador dependerán de su mayor o menor habilidad de aprovechamiento del tiempo, la cual, como se ha dicho, tiene que ser aprendida y cultivada. Por lo tanto, la primera medida en los planes de gestión del tiempo, será promover el aprendizaje y práctica de tal habilidad.

Las causas que provienen del entorno son innumerables y alguien las ha denominado ladrones de tiempo. Citaremos las más frecuentes: las interrupciones, las prisas, la falta de puntualidad, las visitas, el teléfono, las reuniones, las llamadas del jefe, la falta de planificación, la ausencia de delegacion, los múltiples encargos, los imprevistos, etc. Todas estas y otras muchas causas que pudieran aparecer, deberian ser objeto de estudio y atención para encontrar la forma de evitarlas o, al menos , minimizarlas. Esa será misión de una buena gestión del tiempo.

Abrir Tajo

Es frecuente oir la frase tópica "el undécimo mandamiento es no estorbar". Cuando alguien está realizando una actividad que requiere mucho esfuerzo y atención, ocurre, a veces, que se ve perturbado, molestado o distraido por las actividades de otras personas en su proximidad. Puede ser que unos y otros persigan el mismo fin o fines similares. Sin embargo, si sus actividades no están debidamente coordinadas, el resultado  final requerirá mayor esfuerzo, más tiempo y mayor desgaste psíquico que los estrictamente necesarios. Esta situación se da con frecuencia en todos los ámbitos de la vida, pero tiene una importancia especial cuando se trata del mundo del trabajo. En la oficina, en el taller, en el laboratorio, etc., distintos tipos de trabajadores realizan sus tareas, todas ellas encaminadas al propósito general de la entidad. Pero el buen hacer, la fluidez, el ritmo y la eficacia del quehacer general dependeran de que las diversas tareas estén debidamente imbricadas unas con otras, de modo que no se obstaculicen entre sí. Es indudable que este  buen resultado es el que perseguirá una programación rigurosa, aunque también es cierto que ninguna programación será capaz de prever los mil y mil movimientos y situaciones perturbadoras que pueden ocurrir durante las largas jornadas de trabajo.

El problema de las interferencias en el trabajo afecta, en mayor o menor grado, a la productividad y, por ello, es necesario prestarle la atención que merece. Su tratamiento habrá de incluirse entre una serie de medidas cuya finalidad es facilitar el desarrollo de la actividad en su conjunto y allanar los obstáculos que se le ponen delante. Tales medidas suelen estar dispersas y desconectadas entre sí, por lo que será aconsejable tratar de reunirlas y cohesionarlas bajo un epígrafe significativo como, por ejemplo, Abrir Tajo.

El concepto de Abrir Tajo, tal como acaba de perfilarse, es tan impreciso que, con un poco de tolerancia, podría incorporar a grán parte de las técnicas de gestión. Sin embargo, el propósito original es que se limite solamente a aquellos aspectos que supongan eliminar trabas, aunque no será posible evitar la penetración en otros campos.

Eliminar trabas es una expresión equivalente a otras muchas como:  remover obstáculos, derribar barreras, desatascar obstrucciones, resolver dificultades, etc.. Todas ellas expresan, con ligeras diferencias de matiz, la necesidad de luchar constantemente contra las interferencias que suelen presentarse en el trabajo diario. Algunos ejemplos típicos ilustran muy bien el problema:

          1.- Estoy preparando un informe importante y dispongo de poco tiempo. Ya he reunido todos los datos y apuntes que necesito y estoy trabajando con la máxima concentrción. Sin embargo, en una zona próxima, varios colegas, más o menos desocupados, charlan en voz alta de sus cosas. Me resulta muy difícil mantener la atención y, de ese modo, el informe me quedará incompleto o defectuoso.

          2.- Estoy en mi despacho realizando mis tareas. Como siempre, tengo mucho trabajo y poco tiempo. Pero algunos de mis colaboradores me están interrumpiendo constantemente para consultarme sobre diversos asuntos (algunos son importantes pero la mayoría son baladíes, que podrían resolver ellos mismos). Resultado: termino mi jornada sin rendir lo que pretendía.

          3.- El jefe de un organismo es requerido para presentar un informe. Inmediatamente moviliza a todos sus colaboradores para que le busquen los datos e informaciones que necesita. Resultado: la actividad del organismo queda paralizada.

          4.- En un determinado centro, algunos trabajadores (tipo A) tienen muchas tareas que realizar y disponen de un tiempo escaso ( trabajo apresurado). Otros (tipo B) tienen un trabajo más tranquilo (mesurado), que les permite ciertas pausas a lo largo de la jornada. A veces, en alguna de estas pausas, los del tipo B se acercan a los del tipo A, con la menor excusa, para pasar el rato. Estos, por cortesía, no saben como hacerles ver que están apurados de tiempo.

          5.- Estoy resolviendo asuntos en el despacho de mi jefe ( o de un colega). Suena el teléfono y mi jefe ( o mi colega) se pasa un buen rato hablando y resolviendo otros asuntos. Yo estoy perdiendo mi tiempo y no encuentro el momento oportuno para marcharme.

          6.- En toda organización, grupo, sección, etc., hay siempre uno o varios trabajadores que realizan todas sus tareas perfectamente, mientras que los restantes son meros cumplidores o verdaderos incapaces. El resultado es que los trabajos más comprometidos o delicados se encargan siempre a los primeros, quienes ven así incrementada su carga de trabajo, con la consiguiente zozobra por falta de tiempo.

Estos seis ejemplos constituyen una muestra mínima de las innumerables incidencias perturbadoras que se producen continuamente en todos loa ámbitos laborales. Tales incidencias, como ya se dijo, causan, en los que las sufren, mayores esfuerzos, pérdidas de tiempo y desgaste psíqico. Sin temor a equivocarnos, se puede afirmar que todos los trabajadores sufren algunas interferencias de diversa índole en el transcurso de su jornada laboral. Cada interferencia supone una pequeña pérdida de rendimiento. La suma de todas las pequeñas pérdidas por cada trabajador, por toda la plantilla, por jornada, por més y por año, puede representar una mella considerable de la productividad.

Así pues, no se trata de un problema menor. Pero es que, además, no tiene fácil solución. La enorme variedad de casos y situaciones obliga a que deban afrontarse caso por caso, cuando existe voluntad para ello, cosa que no siempre ocurre. Las interferencias se presentan aisladamente y, por lo general, se convive con ellas de un modo rutinario. Se admiten con desagrado y se intenta soslayarlas como buenamente se pueda. El efecto perturbador ya se ha producido y, una vez desaparecida la interferencia, se olvida y hasta la próxima.

No sería lógico conformarse con tal estado de cosas sin intentar hacer algo. El problema habrá de encararse buscando algún medio simple basado en el sentido común. Cualquier procedimiento que se intente debe tener como primera premisa, que su aplicación no suponga complicar la gestión, sino, por el contrario, facilitarla. A tal fín, se propone un plan sencillo con tres pasos, en general sucesivos, aunque en ciertos momentos, puedan darse simultaneamente. El primer paso consiste en identificar los elementos perturbadores. El segundo es la elaboración y aplicación del plan de defensa. Y el tercero será fomentar y estimular las actitudes favorables en todos los niveles, lo que podría designarse como  campaña de promoción.

Elementos perturbadores

Son innumerables y de naturaleza muy diversa, las circunstancias que pueden entorpecer, estorbar, agobiar, molestar, distraer, fastidiar o irritar a un trabajador en el desempeño de su tarea. Unas son físicas (obstaculizan los movimientos, reducen el espacio); otras son ambientales (ruidos, mala iluminación, temperatura inadecuada, contaminación, falta de limpieza); otras se refieren a las incidencias del trabajo (interrupciones, casos urgentes, reuniones, teléfono); otras son de índole psicológica (problemas personales, disgustos, inquietudes); y otras ocasionadas por quien, algunas veces, es el peor perturbador: el propio jefe. Un jefe absorbente o poco delegante cercena la iniciativa del trabajador. Este, al principio, se esfuerza y preocupa pero, más adelante, termina por limitarse a cumplir estrictamente lo que se le ordena sin poner nada de su parte (se encoge de hombros), adoptando una actitud cercana a lo que se conoce burdamente como funcionarismo.

Conviene insistir en esta cuestión porque, a veces, representa un grave impedimento para que la actividad laboral se desarrolle con fluidez y provecho. El trabajador necesita libertad para poder actuar con iniciativa, sin experimentar la sensación de ser objeto de continua vigilancia y observación, cuando no de frecuentes correcciones o reprimendas por parte de sus superiores. El resultado ya se sabe: desmotivación, desinteres y desvinculación de los fines de la entidad.

Tal como se ha dicho, no es posible considerar todas las perturbaciones que pueden presentarse en el desarrollo de una tarea determinada, puesto que la mayoría son aleatorias. Sin embargo, siempre existirán algunas circunstancias concurrentes y repetitivas que sí conviene determinar y relacionar. En esta labor, el principal protagonista debe ser el própio trabajador, quién tendrá que involucrarse en el estudio de la ejecución de su tarea, indicando los obstáculos más frecuentes que  suelen presentarsele. Con esa breve información, procedente de los distintos trabajadores de un área determinada, se podrá elaborar un esquema simple de las interferencias más comunes en dicha área, lo que permitirá enfrentarse a ellas tras una pequeña campaña informativa.

Vemos que el proceso puede ser relativamente sencillo, siempre y cuando exista una voluntad firme de emprenderlo y en esto reside la principal dificultad del plan. Los responsables de ponerlo en práctica, o sea, los jefes, están siempre muy ocupados para ponerse a pensar en estas zarandajas. Es una situación parecida a la que ocurrió, hace bastantes años, con la Gestión de Calidad, cuando empezaron a conocerse estas técnicas. Los encargados de impulsarlas pronto se entusiasmaban con ellas, pero no eran capaces de transmitir su entusiasmo a los directivos, siempre preocupados por los problemas urgentes de la empresa.

Plan de defensa

La elaboración de este plan debe estar sujeta a una condición fundamental: la simplicidad. Ante la probable mala aceptación de algo novedoso pero, en principio, poco atractivo, habrá que hacer un planteamiento sencillo y de fácil ejecución. La primera medida será delimitar el campo al que, en princípio, se va a aplicar el tratamiento: una oficina, una sección, un departamento. Los trabajadores del área elegida serán, como ya se dijo, los que determinen las perturbaciones más frecuentes que se les presentan en sus tareas. Con el conjunto de todas estas informaciones se podrá levantar un inventario de interferencias y, a partir de él, determinar las acciones neesarias para evitarlas. Habrá que facilitar el contacto entre los distintos trabajadores para estudiar los posibles solapes de sus tareas, tanto en el tiempo como en el espacio. La elaboración del plan, así como su puesta en práctica, tienen que contar con la buena voluntad de los jefes y la motivación de los trabajadores. Ambas actitudes se estimularán si se acomete una decidida

Campaña de promoción

Antes de entrar en materia, conviene hacer una reflexión sobre esa moderna herramienta de gestión que consiste en estimular la inteligencia emocional de los trabajadores. Como es sabido, esta modalidad de inteligencia incluye una serie de cualidades morales (honradez, lealtad, rectitud, etc.) y personales (fuerza de voluntad, entereza, facilidad para relacionarse, etc.), que deben acompañar a las aptitudes profesionales (suma de conocimientos y habilidades). Una componente básica de la inteligencia emocional es la empatía , o sea, la capacidad de comprender y apreciar los sentimientos y los problemas de los demás. Sin lugar a dudas, la empatía es la cualidad más importante para facilitar las relaciones humanas, tanto en el ámbito social como en el laboral. Un ambiente de empatía generalizada en un centro de trabajo, sería el lubricante necesario para que todas sus actividades se realizasen sin roces ni chirridos. Sin embargo, en la campaña de promoción que estamos considerando, debemos limitarnos a un propósito más modesto como es el de promover en los trabajadores la idea de que no deben perturbar a sus colegas en el desempeño de su labor y el convencimiento de que, actuando así, se benefíciará  la actividad del centro en su conjunto. Tal sentimiento es algo así como una empatía limitada, o bien, como un rasgo acotado de la empatía.

Así pues, la campaña de promoción del plan de defensa contra las interferencias en el trabajo, debe contar, como elemento básico, con la predisposición de los própios trabajadores, que habrá de ser fomentada mediante los oportunos procesos informativos. La campaña comenzará una vez que los responsables (jefes, directivos, etc.) hayan tomado la decisión firme de implantar el plan de defensa y se completará cuando se adopten las medidas necesarias para motivar y vincular a los trabajadores con el plan.  

Convivir (VI)

La habilidad de la empatía

En todos los ámbitos de la convivencia, el protagonista único es el ser humano. Los conflictos y las disputas se originan siempre porque alguien así lo decide, tanto en las relaciones personales, como en las que se establecen entre grupos de distintas clases. Por lo tanto, todos los estudios, esfuerzos y acciones que pudieran realizarse con la intención de procurar la convivencia pacífica generalizada, tendrían que estar encaminados a buscar la trnsformación y perfeccionamiento de las características y cualidades de los seres humanos.

Ya se ha mencionado la importancia que, en las relaciones humanas, tiene la empatía, el sentimiento que nos induce a ponernos en el lugar del otro y comprender sus problemas. La empatía es una actitud que puede adoptar una persona en un momento determinado y que también podría manifestarse en ella de un modo más o menos habitual. Pero lo ideal sería que la persona mantuviese permanentemente dicha actitud, o sea, que tuviese la habilidad de la empatía, como la ha denominado el sociólogo Bill Drayton (Premio Príncipe de Asturias de Cooperación Internacional). La habilidad de la empatía se consigue, como todos los hábitos, practicándola una y otra vez, hasta que tome carta de naturaleza en la esencia de las personas. Es necesario inducirlas al aprendizaje de tal habilidad y animarlas a su aplicación para que se transforme en un hábito. Como dice Bill Drayton, la habilidad de la empatía debe aprenderse desde la infancia e impartirse en la escuela como las matemáticas o la lengua.

Vemos, pués, que esta sería una condición esencial para que, algún dia, pudiera alcanzarse en el mundo un clima de convivencia pacífica generalizada, por lo que, como primera medida, sería necesario promover una cruzada universal para impulsar el estudio y práctica, desde los primeros años, de la habilidad de la empatía. Esto podría constituir el primer mimbre de ese utópico armazón quistológico que venimos mencionando.  

La mediación

Cuando se origina una confrontación, siempre será muy útil la existencia de alguien más o menos próximo a las partes, que intente imponer cordura y atemperar los motivos de la disputa. Ese alguien podrá actuar espontáneamente, o bien, a petición o con consentimiento de ambas partes, en cuyo caso asumirá la condición de árbitro o mediador. Para el desempeño de su ´función, el mediador deberá seguir unas pautas muy estrictas de forma que, al final, su dictamen pueda ser aceptado por ambas partes. Dichas pautas podrian resumirse en los siguientes puntos:

1.- Absoluta imparcialidad.

2.- Rechazar cualquier tipo de presión procedente de fuera de las partes.

3.- Atender todas las razones alegadas por las partes.

4.- Establecer claramente el objeto de la polémica. Delimitar claramente los puntos de la polémica. Rechazar la entrada en discusión de temas ajenos a la polémica.

5.- Neutralizar la carga de pasión de la polémica. Llevar la discusión a terminos de raciocínio cartesiano.

6.- Utilizar la compensación. Cedo aquí para ganar allá.

7.- Definir claramente las dos posiciones enfrentadas. Establecer las listas de exigencias, peticiones, aspiraciones y posibles concesiones de ambas partes.

8.- Basar el juício en la Justícia con prioridad a la Ley.

9.- Hacer que cada parte se suponga en el lugar de la contraria.

10.-Hacer ver los perjuicios de la polémica y las ventajas de la avenencia, no solo para las partes, sino también para su entorno.

11.-Utilizar grandes dosis de paciencia, sentido común, razonamientos cartesianos y afecto indiscriminado hacia las dos partes.

12.-Luchar por todos los medios para evitar que llegue a alcanzarse el punto de encono irreversible.

Convivir (V)

Ambito de aplicación.

Es evidente que la convivencia pacífica generalizada en este mundo es una utopía. Existen obstáculos insalvables que la imposibilitan y aunque fueramos capaces de identificar, uno por uno, en los distintos planos de la convivencia, la totalidad de dichos obstáculos, llegaríamos a la misma conclusión de imposibilidad. Sin embargo, ya se dijo, es necesario dejar la puerta abierta por si, en el futuro, apareciese alguna luz que alumbre nuevos intentos. Hay que estimular a mentes preclaras, en los distintos campos del conocimiento, para que se animen a aportar ideas que, debidamente aglutinadas, contribuyan al establecimiento de una plataforma científica para el estudio y promoción de la convivencia pacífica en todos sus planos. Esta plataforma podría llamarse Quistologia, o cualquier otro nombre que se estime acertado.

Antes de continuar con cualquier consideración relativa a la convivencia, es necesario identificar a los implicados. Convivir es vivir con otros. Pero ¿quienes son los unos y los otros?. ¿Se trata sólo de personas o se incluyen también los grupos y colectividades?. Indudablemente, la convivencia hay que considerarla en todos los tipos de relaciones, si bien con distintas particularidades y matices. Por eso conviene tener una visión panorámica de todo el ámbito de aplicación y de todas las modalidades de convivencia. El verbo convivir tiene un caracter de reciprocidad entre sujetos (si A convive con B, también B convive con A), los cuales mantienen entre sí una relación más o menos estrecha

El panorama general de los distintos tipos de relaciones podría ser el siguiente:

Familiar: Entre cónyuges, entre padres e hijos, entre hermanos y entre parientes de distintos grados.

De amistad: Entre amigos y conocidos.

Laboral:  Con los superiores, con los inferiores, con los compañeros de trabajo.

Social: Entre vecinos y conciudadanos, con personas de diferentes étnias, religiones, partidos políticos, nacionalidades, etc..

Económico: Con clientes, con proveedores, con la competencia, entre empresas, con los bancos, con Hacienda, con los sindicatos, etc.

Político: Con las distintas autoridades, entre organismos públicos, entre estados y paises diferentes, con organismos internacionales, etc..

Pueden existir otros tipos de relaciones, pero los reseñados seguramente bastan para entrever todas las variedades de convivencia en los tres planos de personas con personas, personas con grupos y grupos con grupos.

Autosugestión

La autosugestión es un aspecto del control mental que afecta a la función subconsciente. Como es sabido, la personalidad de un individuo está constituida por una serie de rasgos firmemente enraizados en la profundidad de su mente, que es el subconsciente. Una persona es lo que cree ser. Su manera de actuar y sus reacciones ante los acontecimientos de la vida,  van perfilando el juicio que tiene de sí misma y de sus capacidades. Tal juicio se va grabando poco a poco en el subconsciente, formando un modelo al que responderá su comportamiento.

La autosugestión puede hacer que una persona modifique voluntariamente ese modelo mediante el envio de mensajes al subconsciente orientados a borrar ciertos rasgos negativos y grabar, en su lugar, otros positivos que enriquezcan su personalidad. El empleo de la autosugestión da sentido a la afirmación de que el hombre es dueño de su destino, puesto que es capaz de influir en su subconsciente para cambiar de conducta.

La práctica de la autosugestón consiste en repetir mentalmente muchas veces la frase que contiene el mensaje (por ejemplo, "Soy muy sereno y templado"), de forma que vaya penetrando en el subconsciente y tomando carta de naturaleza. La repetición debe ser maquinal, sin realizar esfuerzos de asimilación, ya que el destino del mensaje no es la mente consciente. Las frases utilizadas han de contener siempre elementos positivos, evitando las alusiones negativas. Por ejemplo, deberia usarse la frase "Soy una persona diligente", en lugar de "No soy perezoso". Las ocasiones mas favorables para practicar la autosugestión son aquellas en las que la mente se encuentra relajada o en estado de cierta somnolencia, como al ponerse a dormir o al despertarse. En cada sesión debe repetirse la frase bastantes veces, pero sin hacer esfuerzos para llevar la cuenta